Zum einen kann ein ausgelagertes Backoffice Unternehmen jeglicher Größe, Start-ups und Dienstleister mit dem klassischen, professionellen Telefonservice unterstützen:

• Der Annahme von Telefonaten und Weiterleitung im Namen des Unternehmens an die zuständige Fachabteilung bzw. den verantwortlichen Ansprechpartner.
• Der hundertprozentigen Erreichbarkeit während der vereinbarten Zeitspanne.
• Der Weiterleitung von Gesprächsnotizen und Rückrufbitten.
• Je nach Unternehmen und Branche mit der Weitergabe von allgemeinen Informationen zu Produkten und zum Unternehmen.
• Zur Vertriebsunterstützung.
• Als Hotline für Bestell- oder Notfallservice.
• Im Bereich Beschwerde Management für Anrufer als ersten Ansprechpartner, die das Thema schon einmal vor erfasst und für eine rasche Bearbeitung firmenintern weiterleitet.
• Mit Telefonservice in englisch oder einer anderen europäischen Sprache

Anrufer bevorzugen generell eine menschliche Stimme vor der Voicebox oder dem Anrufbeantworter und werden lieber von einer Person mit freundlicher Telefonstimme verbunden als sich umständlich durch eine Sprachansage leiten zu lassen, um im Endeffekt doch in einer Warteschleife zu landen. Denken Sie einmal an sich selbst, wenn Sie mit einem Anliegen bei einem Unternehmen anrufen – wie viele Minuten wollten Sie in der Warteschleife verbringen?

Die weiteren Aufgaben, die im Backoffice anfallen können, variieren sehr stark nach Branche und Einsatzgebiet. So wird beispielsweise in einem Versicherungsbüro ein hohes Aufkommen an Telefonaten und E-Mails vorherrschen und die Unterstützung im Backoffice könnte außerdem nach Vorgabe noch Verträge und Schriftstücke anfertigen. Wird die Unterstützung beispielsweise in einer Praxis eingesetzt, so kommt hier sicherlich in 95 % der Fälle sorgfältige Terminkoordination auf die virtuelle Assistentin zu. Unser Team von TeleOffice24 ist seit über 17 Jahren Ihr kompetenter Ansprechpartner in den Bereichen Callcenter Dienstleistungen, IVR Lösungen und professionellem Büroservice.

Einem Backoffice im Unternehmen, ob ausgelagert oder durch interne MitarbeiterInnen besetzt, sollte generell eine hohe Bedeutung beigemessen werden. So ist dies die erste Stimme des Unternehmens, die der Anrufer hört. Ist diese freundlich, der Ton zuvorkommend und höflich und wird sich direkt um das Anliegen für den Grund des Anrufs gekümmert, ist das schon der erste Pluspunkt für das Unternehmen. Auch werden hier häufig Tätigkeiten wie Korrespondenz & Schriftverkehr erledigt, das Vertragswesen geführt, Beschwerden von Kunden platziert und Datenbanken gepflegt. Zusammengefasst also Aufgaben, die Sorgfalt, Fingerspitzengefühl, Diskretion und einen guten Blick für das Wesentliche erfordern.

Haben Unternehmen ihr Backoffice temporär oder generell ausgelagert, so möchten sie sich darauf verlassen können, dass auch die Virtuelle Assistentin in ihrem Namen und mit der gleichen Firmenphilosophie auftritt wie fest angestellte Mitarbeiter oder die Inhaber selbst. Durch ein umfassendes Briefing zu Beginn der Tätigkeit wird dieses gewährleistet. Gewährleistet ist außerdem eine störungsfreie Anrufannahme ohne Hintergrundgeräusche, wie man sie teilweise aus Callcentern kennt. Alle virtuellen Assistentinnen von TeleOffice24, die im professionellen Sekretariatsservice arbeiten, befinden sich räumlich in einem einzelnen Büro oder im Home Office Arbeitsplatz.

Das langfristige Ziel ist, dass durch die virtuelle Unterstützung Ihr Tagesgeschäft produktiver, die Kundenzufriedenheit gesteigert und somit das Wachstum Ihres Unternehmens maximiert wird.