Kompetentes Backoffice

Kompetentes Backoffice

Inhaltsverzeichnis

nehmen Sie sich Zeit für andere Aufgaben

Ihr Backoffice übernimmt

Sie sind geschäftlich häufig unterwegs? Ihr Büro oder in Ihre Praxis ist in dieser Zeit nicht belegt und das Telefon klingelt im Minutentakt? Sie möchten sich und Ihrem Team mehr zeitliche Freiräume für Kundenakquise und Vertriebstätigkeiten verschaffen? Oder es gibt häufig wiederkehrende oder auf spontane Arbeitsaufträge, die zuverlässig erledigt werden müssen und für die es nicht zwingend firmeninternes Fachwissen braucht?

Haben Sie hier schon einmal die Möglichkeit für den Einsatz eines virtuelles Sekretariatsservices bzw. eines Backoffice in Erwägung gezogen? Für kompetente und zuverlässige Unterstützung während Ihrer Abwesenheit, während der Urlaubszeit oder Krankheitszeiten in Ihrem Team oder zu Zeiten mit hohem Telefonvolumen oder Auftragsspitzen? Auf Abruf und mit festgelegter Dauer, ohne dass Sie neues Personal rekrutieren, einstellen und einarbeiten müssen?

backoffice

Was genau ist ein Backoffice?

Eine andere Bezeichnung hierfür kann virtueller Sekretariatsservice oder Virtuelle Assistentin lauten. Dies ist eine oder mehrere Mitarbeiterin(nen), die nicht räumlich bei Ihnen im Büro oder in der Praxis sind und auch nicht zu Ihrem Stamm an festangestellten Mitarbeitern gehören. Für einen bestimmten Zeitraum oder festgelegte Zeiten in der Woche wird diese Unterstützung für Sie aktiv, übernimmt beispielsweise Ihre Telefonzentrale, kümmert sich um Datenbankpflege Ihrer Kundendaten, der Korrespondenz und Ablage und ähnliches im Namen Ihres Unternehmens. Ihre externe Unterstützung arbeitet flexibel im eigenen Homeoffice, ist ausgestattet mit einem eigenen Telefon, einem Laptop mit den gängigen Office-Programmen und einem Internetanschluss.

So ist es nicht notwendig, einen zusätzlichen Arbeitsplatz in Ihren Räumlichkeiten mit der entsprechenden Ausstattung bereit zu stellen. Der Aufgabenrahmen, die Einsatzzeiten und die Anforderungen der Unterstützung für den virtuellen Sekretariatsservice wird individuell Ihnen als Kunde abgestimmt und festgelegt.

Persönlich

Die Anrufannahme erfolgt dabei ganz nach Ihren Vorgaben und Wünschen inkl. Begrüßung mit Firmennamen.

Termine, Buchungen

Unser Anrufannahmeservice ist für für jeden Zweck geeignet. Terminvergabe, Buchungen, Bestallannahme, u.v.m.

Werbeanruf Blocker

Blocken von Werbeanrufen, VIP Kunden werden nach Ihren Vorgaben durchgestellt.

Telefonzentrale

Erstannahme und bei Bedarf Weiterleitung direkt an die richtige Abteilung.

Gesprächsnotizen

Gesprächsnotizen nach Ihren Angaben werden Ihnen per Email, SMS oder anderes zugesandt.

Einfach & Transparent

Alles in einem übersichtlichen und transparenten Preispaket ohne versteckte Kosten.

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Individuelle Lösung

Wenn Sie eine ganz bestimmte Telefonlösung benötigen, sprechen Sie uns darauf an. Alles ist möglich!

Wie kann ein externes Backoffice bzw. eine Virtuelle Assistentin von TeleOffice24 Ihr Unternehmen individuell unterstützen?

Fullservice Backoffice Hilfe

Zum einen kann ein ausgelagertes Backoffice Unternehmen jeglicher Größe, Start-ups und Dienstleister mit dem klassischen, professionellen Telefonservice unterstützen:

  • Der Annahme von Telefonaten und Weiterleitung im Namen des Unternehmens an die zuständige Fachabteilung bzw. den verantwortlichen Ansprechpartner.
  • Der hundertprozentigen Erreichbarkeit während der vereinbarten Zeitspanne.
  • Der Weiterleitung von Gesprächsnotizen und Rückrufbitten.
  • Je nach Unternehmen und Branche mit der Weitergabe von allgemeinen Informationen zu Produkten und zum Unternehmen.
  • Zur Vertriebsunterstützung.
  • Als Hotline für Bestell- oder Notfallservice.
  • Im Bereich Beschwerde Management für Anrufer als ersten Ansprechpartner, die das Thema schon einmal vor erfasst und für eine rasche Bearbeitung firmenintern weiterleitet.
  • Mit Telefonservice in englisch oder einer anderen europäischen Sprache

Anrufer bevorzugen generell eine menschliche Stimme vor der Voicebox oder dem Anrufbeantworter und werden lieber von einer Person mit freundlicher Telefonstimme verbunden als sich umständlich durch eine Sprachansage leiten zu lassen, um im Endeffekt doch in einer Warteschleife zu landen. Denken Sie einmal an sich selbst, wenn Sie mit einem Anliegen bei einem Unternehmen anrufen – wie viele Minuten wollten Sie in der Warteschleife verbringen?

Die weiteren Aufgaben, die im Backoffice anfallen können, variieren sehr stark nach Branche und Einsatzgebiet. So wird beispielsweise in einem Versicherungsbüro ein hohes Aufkommen an Telefonaten und E-Mails vorherrschen und die Unterstützung im Backoffice könnte außerdem nach Vorgabe noch Verträge und Schriftstücke anfertigen. Wird die Unterstützung beispielsweise in einer Praxis eingesetzt, so kommt hier sicherlich in 95 % der Fälle sorgfältige Terminkoordination auf die virtuelle Assistentin zu. Unser Team von TeleOffice24 ist seit über 17 Jahren Ihr kompetenter Ansprechpartner in den Bereichen Callcenter Dienstleistungen, IVR Lösungen und professionellem Büroservice.

Einem Backoffice im Unternehmen, ob ausgelagert oder durch interne MitarbeiterInnen besetzt, sollte generell eine hohe Bedeutung beigemessen werden. So ist dies die erste Stimme des Unternehmens, die der Anrufer hört. Ist diese freundlich, der Ton zuvorkommend und höflich und wird sich direkt um das Anliegen für den Grund des Anrufs gekümmert, ist das schon der erste Pluspunkt für das Unternehmen. Auch werden hier häufig Tätigkeiten wie Korrespondenz & Schriftverkehr erledigt, das Vertragswesen geführt, Beschwerden von Kunden platziert und Datenbanken gepflegt. Zusammengefasst also Aufgaben, die Sorgfalt, Fingerspitzengefühl, Diskretion und einen guten Blick für das Wesentliche erfordern.

Haben Unternehmen ihr Backoffice temporär oder generell ausgelagert, so möchten sie sich darauf verlassen können, dass auch die Virtuelle Assistentin in ihrem Namen und mit der gleichen Firmenphilosophie auftritt wie fest angestellte Mitarbeiter oder die Inhaber selbst. Durch ein umfassendes Briefing zu Beginn der Tätigkeit wird dieses gewährleistet. Gewährleistet ist außerdem eine störungsfreie Anrufannahme ohne Hintergrundgeräusche, wie man sie teilweise aus Callcentern kennt. Alle virtuellen Assistentinnen von TeleOffice24, die im professionellen Sekretariatsservice arbeiten, befinden sich räumlich in einem einzelnen Büro oder im Home Office Arbeitsplatz.

Das langfristige Ziel ist, dass durch die virtuelle Unterstützung Ihr Tagesgeschäft produktiver, die Kundenzufriedenheit gesteigert und somit das Wachstum Ihres Unternehmens maximiert wird.

Für welche Unternehmen ist ein Backoffice hilfreich?

Prinzipiell ist ein virtuelles Backoffice für jedes Unternehmen oder jeden Gewerbetreibenden hilfreich, das oder der Unterstützung benötigt. Zu unseren Kunden gehören:

  • Kleine und mittlere Unternehmen (die klassischen KMUs)
  • Start-ups
  • Konzerne und deren Niederlassungen
  • Praxen (Ärzte, Zahnärzte, Steuerberater)
  • Versicherungsbüros
  • Handwerksunternehmen
  • Autohäuser
  • Dienstleister wie beispielsweise Werbeagenturen, Unternehmensberater, Immobilienmakler etc.
  • U. v. m.

Bedarf besteht meist temporär, um Auftragsspitzen abzufedern oder Krankheits- und Urlaubszeiten zu überbrücken. Zahlreiche Kunden nutzen unseren Service auch zu festgelegten Zeiten, beispielsweise an zwei Tagen pro Woche, um sich in dieser Zeit Vertriebstätigkeiten, Kundenbesuchen oder Abrechnungsarbeiten zu widmen und sich für kurzfristige Terminvereinbarungen eine zeitliche Reserve im Kalender zu schaffen.

Und was geschieht, wenn Sie kurzfristig, also quasi von heute auf morgen, Unterstützung durch professionellen virtuellen Sekretariatsservice benötigen? Rufen Sie uns einfach direkt an – wir werden sofort für Sie tätig. Auch komplizierte und kurzfristige Projekte können wir aufgrund unserer Infrastruktur vor Ort rasch realisieren.

Welche Kosten verursacht ein ausgelagertes Backoffice?

Hier kommt es stark auf den zeitlichen Umfang, die anfallenden Tätigkeiten und Aufgaben und die Anforderungen an, die eine Unterstützung im ausgelagerten Backoffice mitbringen sollte. Hier erstellen wir von Teleoffice24 nach Ihren Anforderungen und zeitlichen Vorgaben ein maßgeschneidertes, individuelles Angebot für Ihr Unternehmen.

Und noch ein Beispiel hierzu aus der Praxis: Für den klassischen Telefon- oder Hotline Service wird üblicherweise im Minutentakt, in dem die virtuelle Assistentin arbeitet, abgerechnet. Dieser beträgt bei TeleOffice24 0,40 EUR pro Minute. Wir bieten zuverlässige und permanente Erreichbarkeit an sieben Tagen pro Woche und 24 Stunden täglich ohne Aufpreis – je nach Kundenwunsch und Anforderungen.

Unsere Leistungen können Sie einen kompletten Tag lang kostenfrei testen und sich dann entscheiden. Unsere Stammkunden schätzen hier besonders die klare Preisstruktur und die nachvollziehbare Abrechnung der Leistungen – und vor allem natürlich den professionellen Service unserer virtuellen Assistentinnen.

EINFACH & TRANSPARENT

Unsere Preise

Leistung Preis
Bearbeitungsminute 0,40 €
Anrufannahmegebühr (erfolgt erst ab einer Gesprächszeit von 15 Sekunden) 0,40 €
Monatliche Grundgebühr -entfällt-
Gebühr für 24h-Erweiterung auf Anfrage
E-Mail-Benachrichtigung -inklusive-
Weiterleitungen (optional):
Deutsches Festnetz 0,03 € pro Minute
Deutsches Mobilfunknetz 0,09 € pro Minute
Internationales Festnetz 0,13 € pro Minute
Internationales Mobilfunknetz 0,18 € pro Minute
Optionale Zusatzleistungen
Individuelle Warteschleifenansage inkl. Melodie (Aufnahme und Implementierung) ab 39,00 € einmalig
Implementierung einer bereits bestehenden Wartemelodie -inklusive-
Rufnummer mit Wunsch- Ortsvorwahl 10,00 € monatlich

UNGLAUBLICH, ABER WAHR!

Bis zu 70% mehr Kundenzufriedenheit

Und das einzig und allein durch die ständige Erreichbarkeit Ihres Unternehmens. Unser Büroservice sorgt für mehr Zufriedenheit, Vertrauen und Umsatz. Daher verzichten Sie auf automatische Bandansagen. Vertrauen Sie uns, 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr.

KUNDENMEINUNGEN

Was Kunden sagen

Wir sind stolz auf unsere Arbeit und bleiben dennoch nicht stehen. Jeden Tag versuchen wir uns zu verbessern, entwickeln neue Konzepte oder denken auch mal „out of the box“ über mögliche Lösungen nach.

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